Délais de paiement
Optimisation de process
En deux mots…
Co-concevoir des solutions simples à mettre en place et efficaces avec les personnes impactées par un process en vue de répondre à une problématique réglementaire.
Brief
Problématiques identifiées
Le groupe Société Générale risque une amende de la DGCCRF visant les délais de paiement de ses factures fournisseurs en retard (+ de 60 jours)
Objectif
Réduire les délais de validation et de paiement des factures du groupe Société Générale afin d’éviter une amende de la DGCCRF.
Obstacles
Difficulté d’accès aux personnes impactées car problématique nationale et impact à l’étranger.
Équipe
Équipe projet
Sponsor, PO, Chef de projet, UX Designer
Personnes impactées
Fournisseurs, Donneurs d’ordre, Valideurs, Liaison Managers, Support
Démarche de design thinking
15 interviews & Empathy Map
« On fait, en général, le travail à leur place »
« La plupart des valideurs de factures ne connaissent pas leurs responsabilités et n’ont pas de vision des process »
« On manque cruellement de visibilité sur les factures pour suivi »
« À vrai dire, je ne sais pas quoi répondre aux fournisseurs »
« Il y a un sérieux problème de communication entre les différentes personnes qui interviennent sur la chaîne de facturation »
3 Problématiques issues des interviews
- Comment pourrions-nous sensibiliser et responsabiliser les contributeurs du process de facturation ?
- Comment pourrions-nous définir les rôles des contributeurs du process de facturation et les partager ?
- Comment pourrions-nous assurer un meilleur suivi des factures au fil de l’eau ?
Atelier idéation
3 pistes de solution issues des ateliers
E-Learning
Suivi simplifié des délais
Fixation d’objectifs
À retenir
L’enjeux principal du projet n’est pas de répondre au régulateur mais de garder de bonnes relations avec ses fournisseurs.
Ateliers créatifs
Détail des 3 prototypes issus de l’atelier créatif
« Onboarding »
Sensibilisation « gamifiée » au rôle de Donneur d’ordre, valideur, et process de facturation.
Fixation d’objectifs via PDP
Communication groupe, mesure et suivi pour chaque valideur et donneur d’ordre.
Mail de relance plus efficace
Liste des factures en attente avec infos plus pertinentes et possibilité de valider directement depuis le mail.
3 prototypes « haute fidelité » présentés en atelier test
Retours d’atelier
35 participants (donneurs d’ordre et valideurs) à distance
170 pistes d’amélioration
La solution « PDP » est rejetée par les utilisateurs, peu souhaitée, fortement remise en question par les délégués du personnel présents.
Les deux autres solutions sont plébiscitées pour implémentation.
2 Solutions implémentées
Onboarding présentant les risques, rôles et process
Mail de relance efficace avec bouton de validation
