Benoit Champy

Délais de paiement

Optimisation de process

Design thinkingSprint Design

En deux mots…

Co-concevoir des solutions simples à mettre en place et efficaces avec les personnes impactées par un process en vue de répondre à une problématique réglementaire.

Brief

❓Problématiques identifiées

Le groupe Société Générale risque une amende de la DGCCRF visant les délais de paiement de ses factures fournisseurs en retard (+ de 60 jours)

🚩 Objectif

Réduire les délais de validation et de paiement des factures du groupe Société Générale afin d’éviter une amende de la DGCCRF.

Obstacles

Difficulté d’accès aux personnes impactées car problématique nationale et impact à l’étranger.

Équipe

Équipe projet

Sponsor, PO, Chef de projet, UX Designer

Personnes impactées

Fournisseurs, Donneurs d’ordre, Valideurs, Liaison Managers, Support

Démarche de design thinking

15 interviews & Empathy Map

« On fait, en général, le travail à leur place »
« La plupart des valideurs de factures ne connaissent pas leurs responsabilités et n’ont pas de vision des process »
« On manque cruellement de visibilité sur les factures pour suivi »
« À vrai dire, je ne sais pas quoi répondre aux fournisseurs »
« Il y a un sérieux problème de communication entre les différentes personnes qui interviennent sur la chaîne de facturation »

Empathy map du contributeur « valideur »

3 Problématiques issues des interviews

  • Comment pourrions-nous sensibiliser et responsabiliser les contributeurs du process de facturation ?
  • Comment pourrions-nous définir les rôles des contributeurs du process de facturation et les partager ?
  • Comment pourrions-nous assurer un meilleur suivi des factures au fil de l’eau ?

Atelier idéation

Vue d’atelier
Brainstorming / affinité
Matrice de priorisation

3 pistes de solution issues des ateliers

E-Learning

Suivi simplifié des délais


Fixation d’objectifs

À retenir

L’enjeux principal du projet n’est pas de répondre au régulateur mais de garder de bonnes relations avec ses fournisseurs.

Ateliers créatifs

Storyboard des solutions et itération
Prototypes – mises en situation filmées

Détail des 3 prototypes issus de l’atelier créatif

« Onboarding »
Sensibilisation « gamifiée » au rôle de Donneur d’ordre, valideur, et process de facturation.

Fixation d’objectifs via PDP
Communication groupe, mesure et suivi  pour chaque valideur et donneur d’ordre.

Mail de relance plus efficace
Liste des factures en attente avec infos plus pertinentes et possibilité de valider directement depuis le mail.

3 prototypes « haute fidelité » présentés en atelier test

Onboarding
Instruction groupe et PDP
Mail de relance plus efficace
Résultats du test Klaxoon

Retours d’atelier

35 participants (donneurs d’ordre et valideurs) à distance
170 pistes d’amélioration 

La solution « PDP » est rejetée par les utilisateurs, peu souhaitée, fortement remise en question par les délégués du personnel présents.

Les deux autres solutions sont plébiscitées pour implémentation.

2 Solutions implémentées

Onboarding présentant les risques, rôles et process

Impact de la solution « onboarding »

L’ensemble des donneurs d’ordre et valideurs sont passés par l’onboarding et comprennent les rôles et enjeux du process.

Mail de relance efficace avec bouton de validation

Avant accompagnement
Après accompagnement

Impact de la solution « relance efficace »

• « Quick win » Mise en place de la solution (MVP) quasi immédiate et à coûts réduits.

• Masque la compléxité de l’outil interne (expense) de gestion des factures.

Permet de donner de l’information aux fournisseurs (délais estimés)

Résultats

Amélioration nette des délais de validation des factures de 20% mesurée sur un trimestre
50 jours en moyenne avant intervention > 40 jours après implémentation.